Conservazione Digitale a Norma
La Conservazione Digitale è quel processo “disciplinato” che permette di conservare i documenti in formato digitale consentendo, nei casi previsti dalla norma, di distruggere l’originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa.
Serve a garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
“Conservazione digitale” significa quindi “sostituire i documenti cartacei, con lo stesso documento in formato digitale” la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo è testimoniata con una firma digitale e una marca temporale.
Il processo di conservazione comprende automaticamente:
- la firma digitale, ossia quella firma elettronica che si applica ai documenti informatici, esattamente come la firma tradizionale (autografa) viene apposta sui documenti cartacei;
- la marca temporale, ossia una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per assodare l’effettivo avvenimento di un’attività/evento.
L’unione della firma digitale alla marca temporale consente di mantenere invariati nel tempo l’immodificabilità , l’autenticità , la reperibilità , il valore legale, la sicurezza, la leggibilità, l’integrità dei documenti conservati.
Il nostro servizio di Conservazione Digitale prevede la conservazione in formato elettronico e a norma di innumerevoli categorie documentali:
– Referti con firma digitale
– Immagini DICOM
– Consenso GDPR/Privacy
– Consensi Informati
– Fatture Clienti/Fornitori
– Libri Contabili
– Contratti
– Ordini.
Le principali caratteristiche del servizio sono:
1) Ricerca ed accesso in base a specifici criteri di sicurezza.
2) Accesso, consultazione ed esibizione opponibile a terzi
3) Tenuta dei documenti consultabili
4) Firma digitale del Responsabile del servizio di Conservazione
5) Marca temporale
6) Soluzione certificata AgID
7) Accesso con diverse tipologie di canali (web service, sftp, ecc)
8) Affidamento del processo a Ifin Sistemi come Responsabile della Conservazione
9) Servizio di supporto e assistenza tecnica